Premier recrutement : les étapes clés pour employer un salarié sereinement
Le recrutement d’un premier salarié ne se limite pas à la signature d’un contrat. L’employeur doit vérifier les règles applicables à son activité, organiser la paie et...
Le recrutement d’un premier salarié ne se limite pas à la signature d’un contrat. L’employeur doit vérifier les règles applicables à son activité, organiser la paie et accomplir plusieurs formalités administratives dans des délais précis.
Avant toute décision, il est recommandé d’identifier la convention collective applicable. Elle peut prévoir un salaire minimal supérieur au Smic, une période d’essai maximale, des classifications, des primes ou encore des dispositions particulières concernant le temps de travail. Le code APE ne suffit pas toujours à déterminer la convention collective : l’activité réelle de l’entreprise constitue un critère essentiel.
L’employeur doit également anticiper :
Le portail officiel de l’entreprise individuelle et les ressources de l’Urssaf permettent de vérifier les principales démarches selon la situation de l’employeur.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être transmise à l’Urssaf avant la prise de poste effective du salarié. Elle peut être effectuée au plus tôt huit jours avant l’embauche. Elle concerne notamment les salariés recrutés en CDI, en CDD, à temps plein ou à temps partiel, sous réserve de régimes particuliers.
La DPAE regroupe plusieurs formalités : immatriculation de l’employeur au régime général lorsqu’elle est nécessaire, affiliation du salarié, demande d’adhésion à un service de prévention et de santé au travail et demande de visite d’information et de prévention, lorsque celle-ci est requise.
La déclaration doit comporter notamment :
Après l’envoi, l’employeur doit conserver l’accusé de réception. En cas de transmission dématérialisée, il doit vérifier que la déclaration a bien été enregistrée. L’absence de DPAE ou une déclaration tardive peut entraîner des sanctions administratives et pénales, et être qualifiée de travail dissimulé dans certaines circonstances.
Un CDI à temps complet peut, dans certains cas, être conclu verbalement, mais l’écrit reste vivement recommandé pour sécuriser la relation de travail. Plusieurs contrats doivent obligatoirement être établis par écrit, notamment le CDD, le contrat à temps partiel et certains contrats aidés ou en alternance.
Le contrat doit permettre au salarié de connaître clairement les conditions de son emploi. Il précise généralement :
Pour un CDD, le motif de recours doit être indiqué avec précision. Le contrat doit être transmis au salarié au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche. Une erreur sur le motif, la durée ou le renouvellement peut conduire à une requalification en CDI.
La période d’essai n’est jamais automatique : elle doit être prévue dans le contrat ou la lettre d’engagement. Sa durée et son renouvellement sont encadrés par le code du travail et, le cas échéant, par la convention collective.
Une fois le recrutement réalisé, l’employeur doit assurer le suivi administratif et la protection du salarié. Il doit notamment inscrire le salarié sur le registre unique du personnel dès son embauche. Ce registre doit être conservé pendant cinq ans à compter du départ du salarié.
L’employeur doit aussi organiser la visite d’information et de prévention auprès du service de prévention et de santé au travail. Elle intervient en principe dans les trois mois suivant la prise de poste, avec des règles particulières pour les travailleurs de nuit, les salariés mineurs ou les postes présentant des risques spécifiques.
Le salarié doit recevoir les informations essentielles relatives à la relation de travail, notamment celles concernant :
L’employeur doit également établir le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) dès le premier salarié. Ce document recense les risques liés à l’activité et doit être mis à jour notamment lors de toute décision d’aménagement important ou lorsqu’une nouvelle information concernant un risque est portée à la connaissance de l’employeur.
Chaque mois, l’employeur doit établir un bulletin de paie et transmettre une déclaration sociale nominative (DSN). Cette déclaration permet de communiquer aux organismes sociaux les données relatives à l’emploi, à la rémunération et aux cotisations. Les cotisations doivent être calculées, déclarées et réglées selon les échéances applicables à l’effectif et au régime de l’entreprise.
L’employeur doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés du secteur privé, sauf situation de dispense prévue par les textes. La participation patronale doit être au moins égale à 50 % de la cotisation, sauf dispositions plus favorables ou règles particulières. La prévoyance peut également être obligatoire selon le statut du salarié ou la convention collective.
Les règles de durée du travail doivent être suivies dès le premier recrutement : durée légale de 35 heures pour un temps plein, paiement ou compensation des heures supplémentaires, respect des repos et tenue des relevés nécessaires pour les salariés à temps partiel ou soumis à des horaires spécifiques.
Elle doit être réalisée avant la prise de poste et peut être transmise au plus tôt huit jours avant l’embauche. Le contrat écrit, lorsqu’il est obligatoire, doit également respecter son propre délai de remise.
Oui, l’employeur peut confier la paie à un cabinet ou utiliser le service simplifié adapté à certaines petites entreprises. Il reste toutefois responsable de l’exactitude des bulletins, des déclarations et du paiement des cotisations.
Oui. Toute entreprise employant au moins un salarié doit évaluer les risques professionnels et consigner les résultats dans le document unique.
L’employeur doit informer le salarié de la convention collective applicable et lui permettre d’en prendre connaissance selon les modalités prévues par la réglementation. Les informations obligatoires à communiquer doivent également être accessibles au personnel.
La précipitation : commencer le travail avant la DPAE, utiliser un modèle de contrat inadapté ou oublier la convention collective. Une vérification préalable des formalités et des échéances limite fortement les risques de contentieux.
